School Transportation Rules

Acknowledgement and Compliance Agreement

School Transportation Rules and Policies 2026–2027

Terms and Conditions of the School Transportation Service

The transportation service is operated by an external company (UTEP) and internally administered by the school’s Transportation Coordination Team.

Contact Information

Hours:

  • Regular Days: 6:45 AM – 4:30 PM
  • Afternoon Activities Days: 6:45 AM – 5:30 PM

1. Transportation Stops

The service operates from fixed gathering points located within a maximum walking distance of 10 minutes from the student’s home (Afternoon Activities routes may exceed this time). Door‑to‑door service is not available.

2. Route Administration

Routes and stops are determined exclusively by the Transportation Coordination Team. Bus supervisors and drivers must not coordinate pick‑up/drop‑off times or locations with parents. All requests must be handled directly through the Transportation Coordination Team.

3. Missed Pick‑up/Drop‑off

  • Buses will not return for students who miss the morning pick‑up (AM) or parents who miss the afternoon drop-off (PM),
  • Pick‑up waiting time: 1 minute
  • Drop‑off waiting time: 2 minutes
  • An adult must be present at the drop‑off point unless specific authorisation has been granted.
  • If an adult is not at the pick-up location on time, the student will be returned to school.

4. Lost Items

Items left on the bus will be taken to the Lost and Found cabin and recorded. The Transportation Coordination Team, drivers, and bus supervisors are not responsible for lost items.

5. Usage Requirements

Students may not be registered for more than one bus within a given schedule, except in cases of pre-approved family arrangements. Bus services are not available for transportation to clubs on specific days. All routes are limited to home-to-school and school-to-home travel only.

6. Minimum Occupancy

The Transportation Coordination Team reserves the right to deny service to routes with an insufficient number of students registered.

7. Monitoring

Routes may be monitored by parents via the current bus tracking app.

8. Afternoon Activities Transportation

These routes operate on fixed and limited stops determined by the Transportation Coordination Team and are not subject to alteration during the school year. Children who are not registered for an afternoon activity on a certain day will not be allowed to take the afternoon activity bus.

9. Bodyguards

Bodyguards may not accompany or follow buses in other vehicles.

10. Departure Times

  • General Routes are expected to depart at 3:10 pm. Students must board the bus between 2:50 and 3:07pm. Bus doors close at 3:07pm.
  • Kinder Routes are expected to depart at 1:15 pm.
  • Afternoon Activities Routes are expected to depart at 4:45 pm.

11. Contact with Supervisors

Sharing personal contact information with supervisors is strictly prohibited.

12. Messages / Belongings

The Transportation Coordination Team is unable to deliver messages or personal items to students during the school day.

 

General Expectations

Conduct and Responsibility

Students must always behave respectfully and responsibly and must promptly follow the instructions of the bus supervisor and driver. Inappropriate behaviour will be documented and will lead to disciplinary action, including the temporary or permanent suspension of the bus service.

Parents and adults authorised to collect or drop off students must always treat bus personnel with courtesy and respect. Aggressive, disrespectful, or inappropriate behaviour may result in the suspension or cancellation of the student’s bus service.

On the Bus

  • All personal belongings must be kept out of the aisle to prevent hazards.
  • Students must remain seated with their seatbelts fastened while the bus is in motion.
  • Walking in the aisle, standing, or changing seats during transit is strictly prohibited.
  • Students must maintain a moderate tone of voice. Music may be listened to only through personal earphones.
  • In compliance with national traffic laws, students must not:
    • Extend any part of their body outside the windows.
    • Throw objects out of the windows.
  • Electronic devices are permitted (Secondary only) for personal use, but must not be used to photograph or record others on the bus under any circumstances. Primary children are not allowed to use electronic devices.
  • Eating on the bus is not allowed for safety reasons. Drinking water is permitted.
  • A bin is available at the front of the bus; students are expected to dispose of any rubbish responsibly and refrain from littering.
  • Parents or guardians are not permitted to board the buses at any time.

Bus Changes

  • All bus changes must be submitted through the bus app no later than 90 minutes before each scheduled departure.
    • Requests not submitted via the app or made after the deadline will not be considered unless deemed an emergency by the Transportation Team
  • Students in Primary or Secondary School are not permitted to take the Kinder bus (1:15 PM) unless they are being sent home by the school doctor.
    • Parents are responsible for informing their child of any bus changes before leaving home.
    • If a student’s home address changes, parents must notify the Bus Coordinators via email at least one week in advance. The new service is subject to seat availability on the requested route.

Consequences of Misbehaviour

First Incident: Reported to the Transportation Team by the bus supervisor. The issue will be addressed directly by the Transportation Team with the students involved.

Second Incident: Reported to the relevant academic authorities and parents will be formally contacted.

Third Incident: Temporary suspension of the student bus service

Bus Fees

  • Monthly bus fees include round-trip service and the 4:45 PM bus for registered Afternoon Activities participants.
    • Proof of any bus fee payment must be sent to: caja@greengates.edu.mx. The student’s full name must be included in the email.
    • No reimbursement will be provided if the bus service is suspended due to disciplinary actions.
    • To cancel the bus service, a written notice must be sent to both the Bus Coordinators and the Cashier’s Office at least 30 days in advance. Failure to do so will result in a full month’s charge.
    • Only students attending/registered for an Afternoon Activity may use the bus at 4.30 pm (AA bus).

Guests on the Bus

  • Students may invite one guest to ride the school bus considering:
    • The request is submitted and approved via the SchoolsBuddy app
    • The request is made at least one day in advance.
    • The guest ride does not fall on an early dismissal day.

All requests will be approved or rejected only through the app.

If the guest is not registered for the bus service, a fee of MXN 250.00 per ride must be paid in advance and transferred to the school’s designated bus fee bank account. Proof of payment must be sent to bus@greengates.edu.mx.

Authorisations for Student Pick-Up

  • Students in Nu through Year 8 must be met at the bus stop by a designated adult.
    • Any changes in pick-up arrangements, including permission to walk home or updates to authorised pick-up persons, must be:
    • Sent via email to the Transportation Team

Repeated Late Pick-Up

If the authorised adult fails to arrive on time at the designated bus stop on three or more occasions, the student’s access to the bus service may be suspended for a specified period, as determined by the Transportation Team.

Emergency Procedures and Vehicle Breakdowns

In the event of a bus breakdown or an incident involving another vehicle during transportation to or from school, the nearest available backup bus will be promptly dispatched. Every effort will be made to ensure the backup bus arrives within 40 minutes to minimize disruption to the scheduled route.

Students will be transferred safely from one bus to another under the supervision of both the bus driver and the supervisor, who will ensure that the transfer is conducted from door to door, maintaining the safety and security of all children.

Official Communication to and from the Transportation Team

All official communication from the Transportation Team concerning delays or incidents will be sent exclusively via the official bus platform and directly to the WhatsApp groups. Please note that there may be a short delay in the delivery of these messages during an ongoing situation.

For immediate updates, the Transportation Team will send a brief notification via the official WhatsApp bus group.

Parents are kindly reminded that they must not contact bus supervisors directly under any circumstances.

Bus supervisors are authorised to take photographs – and send them in the WhatsApp bus group – of traffic or road conditions encountered during their routes for documentation and immediate reporting purposes.

School Bus Camera Disclosure

All school buses are equipped with a four-camera monitoring system to support safety and supervision. One camera is positioned to view the bus driver, one faces the road outside, and two are located inside the bus to monitor the front and rear seating areas.

These cameras operate in real time to help ensure the well-being of all students during transport. Access to live footage is strictly limited to authorised personnel, including the Transportation Team, the designated in-plant staff member at Greengates responsible for camera systems, and the Operations Director.

By using school transportation services, passengers and guardians acknowledge and accept the presence and use of these monitoring systems for safety purposes.

Consent – This document must be acknowledged and signed via the following format:

Acuse de Recibo y Acuerdo de Cumplimiento

Reglamento y Políticas de Transporte Escolar 2026–2027

Términos y Condiciones del Servicio de Transporte Escolar

El servicio de transporte es operado por una empresa externa (UTEP) y administrado internamente por el Equipo de Coordinación de Transporte del colegio.

Información de Contacto

  • Teléfono: +52 55 5373 0088 ext. 223 / 354

Horarios:

  • Días regulares: 6:45 a.m. – 4:30 p.m.

  • Días con actividades vespertinas: 6:45 a.m. – 5:30 p.m.

1. Paradas de Transporte

El servicio opera desde puntos de reunión fijos ubicados a una distancia máxima caminando de 10 minutos desde el domicilio del alumno (las rutas de actividades vespertinas pueden exceder este tiempo). No se ofrece servicio puerta a puerta.

2. Administración de Rutas

Las rutas y paradas son determinadas exclusivamente por el Equipo de Coordinación de Transporte. Los supervisores del transporte y choferes no deben coordinar horarios o lugares de ascenso/descenso con los padres. Todas las solicitudes deben gestionarse directamente con el Equipo de Coordinación de Transporte.

3. Ascensos / Descensos Perdidos

  • Los autobuses no regresarán por los alumnos que pierdan el ascenso matutino (AM) o padres de familia que pierdan la entrega por la tarde (PM).

  • Tiempo de espera para ascenso: 1 minuto

  • Tiempo de espera para descenso: 2 minutos

  • Debe haber un adulto presente en el punto de descenso, salvo autorización específica.

  • Si no hay un adulto en el punto de recogida a tiempo, el alumno será devuelto al colegio.

4. Objetos Perdidos

Los objetos olvidados en el autobús serán llevados a la caseta de Objetos Perdidos y registrados. El Equipo de Coordinación de Transporte, los choferes y supervisoresde transporte no se hacen responsables por objetos extraviados.

5. Requisitos de Uso

Los alumnos no podrán estar registrados en más de una ruta por horario, salvo acuerdos familiares previamente autorizados. El servicio no está disponible para traslado hacia clubes en días específicos. Todas las rutas están limitadas exclusivamente a los trayectos casa‑colegio y colegio‑casa.

6. Ocupación Mínima

El Equipo de Coordinación de Transporte se reserva el derecho de cancelar rutas con un número insuficiente de alumnos inscritos.

7. Monitoreo

Las rutas podrán ser monitoreadas por los padres a través de la app correspondiente.

8. Transporte de Actividades Vespertinas

  • Estas rutas operan con paradas fijas y limitadas definidas por el Equipo de Coordinación de Transporte al inicio del ciclo escolar y no serán modificadas.

  • Los alumnos que no estén registrados para una actividad vespertina no podrán hacer uso del transporte de actividades vespertinas.

9. Escoltas

Los escoltas no podrán acompañar ni seguir a los autobuses en otros vehículos.

10. Horarios de Salida

  • Rutas Generales se espera que la hora de salida sea 3:10 p.m. Los alumnos deben abordar el autobus a más tardar a las 3:07pm, las puertas del autobus se cierran a las 3:07pm.

  • Rutas de Kinder se espera que la hora de salida sea 1:15 p.m.

  • Rutas de Actividades Vespertinas se espera que la hora de salida sea 4:45 p.m.

11. Contacto con Supervisores

Está estrictamente prohibido compartir información de contacto personal con los supervisores.

12. Mensajes / Pertenencias

El Equipo de Coordinación de Transporte no puede entregar mensajes u objetos personales a los alumnos durante la jornada escolar.

                                                                                        Expectativas generales

Conducta y responsabilidad

Los estudiantes deben comportarse siempre de manera respetuosa y responsable, y seguir puntualmente las instrucciones de la supervisora y del conductor del autobús. El comportamiento inapropiado será documentado y dará lugar a medidas disciplinarias, incluida la suspensión temporal o permanente del servicio de autobús.

Los padres y adultos autorizados para recoger o dejar a los estudiantes deben tratar siempre al personal del autobús con cortesía y respeto. El comportamiento agresivo, irrespetuoso o inapropiado puede resultar en la suspensión o cancelación del servicio de autobús del estudiante.

En el autobús

  • Todas las pertenencias personales deben mantenerse fuera del pasillo para evitar riesgos.
  • Los estudiantes deben permanecer sentados con el cinturón de seguridad abrochado mientras el autobús esté en movimiento.
  • Está estrictamente prohibido caminar por el pasillo, permanecer de pie o cambiar de asiento durante el trayecto.
  • Los estudiantes deben mantener un tono de voz moderado. La música sólo podrá escucharse con audífonos personales.
  • En cumplimiento con las leyes nacionales de tránsito, los estudiantes no deben                                                                                                           – Sacar ninguna parte del cuerpo por las ventanas.                                                                                                                                                             – Arrojar objetos por las ventanas.
  • Los dispositivos electrónicos están permitidos (sólo secundaria) para uso personal, pero no deben utilizarse en ninguna circunstancia para fotografiar o grabar a otras personas en el autobús. Los alumnos de primaria no tienen permitido usar dispositivos electrónicos.
  • No está permitido comer en el autobús por razones de seguridad. Sí se permite beber agua.
  • Hay un bote de basura disponible en la parte delantera del autobús; se espera que los estudiantes desechen la basura de manera responsable.
  • Los padres o tutores no tienen permitido subir a los autobuses en ningún momento.

Cambios de autobús

  • Todos los cambios de autobús deben solicitarse a través de la aplicación del autobús con al menos 90 minutos de anticipación antes de cada salida programada.
  • Las solicitudes que no se envíen mediante la aplicación o que se realicen después del límite establecido no serán consideradas, salvo que el equipo de transporte las considere una emergencia.
  • Los estudiantes de primaria y secundaria no tienen permitido tomar el autobús de Kinder (1:15 PM), a menos que sean enviados a casa por la doctora del colegio.
  • Los padres son responsables de informar a sus hijos sobre cualquier cambio de autobús antes de salir de casa.
  • Si cambia la dirección de domicilio de un estudiante, los padres deben notificar al equipo de transporte por correo electrónico con al menos una semana de anticipación. El nuevo servicio estará sujeto a disponibilidad de lugares en la ruta solicitada.

Consecuencias de mal comportamiento

Primer incidente: Reportado al Equipo de Transporte por el supervisor del autobús. El asunto será tratado directamente por el Equipo de Transporte con el/ los estudiante(s) involucrado(s).

Segundo incidente: Reportado a las autoridades académicas correspondientes y los padres serán contactados formalmente.

Tercer incidente: Suspensión temporal del servicio de autobús del estudiante.

Cuotas del autobús

  • Las cuotas mensuales del autobús incluyen el servicio de ida y vuelta y el autobús de las 4:45 PM para los participantes registrados en Actividades Vespertinas.
  • El comprobante de cualquier pago del autobús debe enviarse a: caja@greengates.edu.mx. El nombre completo del estudiante debe incluirse en el correo electrónico.
  • No se otorgarán reembolsos si el servicio de autobús es suspendido debido a acciones disciplinarias.
  • Para cancelar el servicio de autobús, se debe enviar un aviso por escrito tanto al equipo de transporte como a la Oficina de Caja con al menos 30 días de anticipación. De no hacerlo, se cobrará el mes completo.
  • Sólo los estudiantes inscritos en una Actividad Vespertina podrán utilizar el autobús de las 4:30 PM (autobús AA).

Invitados en el autobús

Los estudiantes pueden invitar sólo a un acompañante a viajar en el autobús escolar considerando lo siguiente:

  • La solicitud se envía y aprueba a través de la plataforma de autobús.
  • La solicitud se realiza con al menos un día de anticipación.
  • El viaje del invitado no coincide con un día de salida anticipada (Early Dismissal).
  • Todas las solicitudes serán aprobadas o rechazadas únicamente a través de la aplicación.

Si el invitado no está registrado en el servicio de autobús:

  • Se deberá pagar por adelantado una cuota de MXN 250.00 por viaje y transferirse a la cuenta bancaria designada por la escuela para el servicio de autobús. El comprobante de pago debe enviarse a bus@greengates.edu.mx.

Autorizaciones para recoger a los estudiantes

  • Los estudiantes de Nu a Year 8 deben ser recibidos en la parada del autobús por un adulto autorizado.
  • Cualquier cambio en los arreglos de pick up, incluido el permiso para caminar a casa sin acompañamiento de un adulto (Y9-Y13) o las actualizaciones de las personas autorizadas para recoger al estudiante, debe:
    • Enviarse por correo electrónico al Equipo de Transporte.

Reiterados retrasos por parte del adulto asignado en pick up

Si el adulto autorizado no llega a tiempo a la parada designada del autobús en tres o más ocasiones, el acceso del estudiante al servicio de autobús podrá ser suspendido.

Procedimientos de emergencia y averías del vehículo

En caso de una avería del transporte o un incidente con otro vehículo durante el trayecto hacia o desde el colegio, se enviará de inmediato el autobús de respaldo disponible. Se hará todo lo posible para garantizar que el respaldo llegue dentro de 40 minutos para minimizar las interrupciones en la ruta programada.

Los estudiantes serán trasladados de manera segura de un autobús a otro bajo la supervisión tanto del operador de ruta como de la supervisora del autobús, quienes garantizarán que el traslado se realice de puerta a puerta, manteniendo la seguridad y protección de todos los niños.

Comunicación oficial con el Equipo de Transporte

Toda comunicación oficial del Equipo de Transporte relacionada con retrasos o incidentes será enviada exclusivamente a través de la plataforma oficial del autobús y directamente a los grupos de WhatsApp. Tomen en cuenta que puede haber un breve retraso en la entrega de estos mensajes mientras la situación se está atendiendo en la oficina.

Para actualizaciones inmediatas, el Equipo de Transporte enviará una breve notificación a través del grupo oficial de WhatsApp del autobús.

Se recuerda amablemente a los padres que no deben contactar directamente a las supervisoras de autobús en ninguna circunstancia.

Las supervisoras de autobús están autorizadas a tomar fotografías del tráfico o las condiciones viales encontradas durante sus rutas y enviarlas al grupo de WhatsApp de la ruta, con fines de documentación y reporte inmediato.

Aviso sobre cámaras en los autobuses escolares

Todos los autobuses escolares están equipados con un sistema de monitoreo de cuatro cámaras para apoyar la seguridad y supervisión. Una cámara está posicionada para observar al conductor, otra apunta hacia el exterior y dos están ubicadas dentro del autobús para monitorear las áreas de asientos delanteros y traseros.

Estas cámaras operan en tiempo real para ayudar a garantizar el bienestar de todos los estudiantes durante el transporte. El acceso a las imágenes en vivo está estrictamente limitado al personal autorizado, incluidos el Equipo de Transporte, el miembro designado del personal interno de Greengates responsable de los sistemas de cámaras y/o el director de operaciones.

Al utilizar los servicios de transporte escolar, los pasajeros y sus tutores reconocen y aceptan la presencia y el uso de estos sistemas de monitoreo con fines de seguridad.

Consentimiento: este documento debe ser leído y firmado a través del siguiente formulario: